疫情下舉辦活動的”7”大注意事項

疫情下舉辦活動的”7”大注意事項

中國及香港在全球疫情防恐中，一直是全球國家及地區的領導者。在政府的有效疫控工作及政策下，我們的生活也漸漸地重回正軌。作為活動策劃行業的領先及專業團隊，D2 Studio跟大家一起讓行業重回昔日的盛況。在疫情下，只要我們能在會場內外做好疫控措施，對行業及社會發展會起著重要的作用。現在已是合適的時機去重啟大眾及社會的互動，大家一起行動吧！

若您與我們D2 Studio都已開始策劃及安排各類型的商業或個人活動，您可留意以下”7”大注意事項：
 

1. 嘉賓登記

為了有效控製活動會場的人流，我們需要確保所有嘉賓必須在活動前完成預先的登記；若有需要，更可與主辦方安排實名登記，以確保大會對每位賓客都有著相關的資料，以配合疫控措施。

基於不同的活動需求，我們更可以運用登記的數據協助活動前期的推廣，或協助不同的活動升級體驗及產品的推廣。

我們也可考慮在預先登記的過程中，為客戶提供定製的服務安排，如特別座位（消毒區域）的安排、展會中的會議安排、或膳食的指定派送時間。

我們更可考慮安排嘉賓在不同的時段進入場館，以避免擠擁及人群聚集。 

2. “無接觸”簽到

簽到往往會讓嘉賓與工作人員進行接觸。為了有效預防疫情，我們應如何處理好每位嘉賓簽到時，也能避免近距離接觸、人群聚集及取得需要的數據？

其實，我們只需要使用手機程式的應用及掃瞄二維碼。

雖然，在疫情前我們已在使用相關的手機程式Apps協助來賓進行簽到，但以往實行時也會遇上不少賓客對手機掃瞄二維碼仍感到陌生。但在疫情後，手機掃瞄二維碼已變成大眾的日常生活文化，也讓活動策劃團隊，如D2 Studio，讓我們安排嘉賓簽到的工作更為有效。

但我們也需要把簽到過程簡化；同時，我們也通過相關的簽到程式與嘉賓進行不同形式的互動。
 

3. 讓嘉賓在活動前有著充份的了解

無論是一場展覽會、小型商務會議、生日派對或商務宴會，作為活動策劃團對，我們需要預先告知嘉賓活動相關的防疫及疫控措施。

相關的活動防疫及疫控措施包括口罩配帶安排、社交距離、展會或會議桌的安排、或活動手機應用程式Apps的下載。

若有需要，可考慮為活動定制專屬的手機應用程式Apps、小程序或網頁，以定時發送活動的最新資訊。D2 Studio可為客戶設計及製作活動相關的手機程式及網頁，為客戶提供一條龍的活動策劃服務。
 

4. 指示牌及場地區域的劃分

請安排充足及清晰的指示牌，與簡明的場地區域劃分，以指示及控制嘉賓人流的方向和流量。為了讓嘉賓能有效遵守社交距離，我們需要為每位嘉賓提供簡明的指示及信息。

如以大型商業論壇為例，我們可在會場中設立”安全區域”，讓嘉賓能有秩序與安全地進行休息。而這種區域可讓嘉賓在活動手機應用程式進行預先登記。”安全區域”可提供WIFI、社交距離座位或預先登記的膳食。

5. 預先準備一切的基本事項

作為專業的活動策劃團隊，我們應預先準備一切的基本事項。

嘉賓有可能會忘了攜帶口罩或違失口罩。因此，我們應該準備充足的口罩（口罩也可印上大會LOGO或客戶品牌）。

可在會場的出入口設立消毒區域，提供充足消毒洗手液（瓶身上也可印有大會LOGO或客戶品牌！）。與此同時，消毒區域也可設立於餐區、洗手間、展位與會議空間。

我們更可考慮把印有大會LOGO或客戶品牌的消毒液以贈品的方式送了所有出席的來賓。

6. 讓嘉賓定時看到清潔工人

安排清潔工人在不影響活動進行的情況下，為場地定時提供消毒及清潔安排。如會場中有著人來人往的地方，需要安排清潔團隊在新一輪人流來到前進行清潔消毒的工作。我們也應為此預留充足的預算，安排專業的清潔團隊，為場地進行快速及高效的清潔，以防出現人流聚集及保持社交距離。

7. 線上線下同步進行

在過往一年，我們已經時常通過直播形式或錄播形式，舉辦各類型的線上活動。現時，在舉辦線下活動時，我們也需要考慮到會有嘉賓對於線上直播或錄播有著一定的需求。因此，我們也需考慮專業的線上直播團隊為活動提專業優質的線上直播服務，D2 Studio也有著優質的線上直播團隊，為您的活動提供直播、攝影及錄影服務。

D2 Studio及廣州東浩營銷策劃有限公司能提供專業的活動策劃與活動製作服務，可以與我們聯絡並安排一個極致的活動策劃方案。